Niszczenie dokumentów - jak powinien przebiegać cały proces w dobie RODO

Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych (RODO) określa prawa dotyczące prywatnych informacji i sposobu ich przetwarzania; przepisy odnoszą się zarówno do indywidualnych konsumentów, jak też do przedsiębiorców. Rozporządzenie precyzuje też, jak należy rozumieć niszczenie dokumentów; w świetle prawa jest ono uznawane za przetwarzanie. To nakłada na osobę zarządzającą danymi określony obowiązek – niszczenie akt musi przebiegać tak, aby poufne dane pozostały bezpieczne.

RODO – jak bezpiecznie i zgodnie z prawem niszczyć dokumenty?

Prawo nie narzuca na właściciela firmy obowiązku korzystania z wyspecjalizowanych usług niszczenia dokumentów. Przedsiębiorca może więc wybrać, czy akta zniszczy samodzielnie, czy zleci to zadanie zewnętrznemu podmiotowi, np. firmie Rhenus Data Office Polska.

Samodzielne niszczenie dokumentów polega na takim zniszczeniu nośnika, aby danych nie można było rozczytać. W praktyce sprowadza się to więc do użycia firmowej niszczarki papieru. Tutaj warto zaznaczyć, że aktualne przepisy RODO nie precyzują dopuszczalnych rozmiarów ścinków. Jeśli w grę wchodzi jednoosobowa działalność gospodarcza, sprawa jest dość prosta, ale im większa firma, tym więcej dokumentów, których trzeba pozbyć się w bezpieczny sposób. Jeśli akt jest na tyle dużo, że ich niszczenie pochłonie znaczne zapasy czasu i energii pracowników, rozsądne będzie skorzystanie z profesjonalnej firmy.

Niezależnie od wielkości przedsiębiorstwa, konieczne będzie upewnienie się, jak dane osobowe są przetwarzane w przedsiębiorstwie – na jakich nośnikach się znajdują – oraz które dokumenty należy jeszcze przechowywać, bo tego wymaga prawo.

Przedsiębiorstwa niszczące dokumenty a RODO

Jedną z kluczowych kwestii jest sposób przewozu danych z firmy klienta do wyspecjalizowanej jednostki, w której akta będą zutylizowane. To właśnie ten etap może budzić najwięcej zastrzeżeń osób, zlecających niszczenie danych. Moment, kiedy powierzamy komuś pojemnik z wrażliwymi informacjami (często są to nie tylko dane osobowe, ale też pilnie strzeżone know-how firmy) to przejaw dużego zaufania do usługodawcy. Trudno więc dziwić się temu, że przedsiębiorstwa bardzo uważnie dobierają podmioty, z którymi będą w tym zakresie współpracować.

W dobrej firmie oferującej niszczenie dokumentów, procesami zajmuje się odpowiednio przygotowana osoba. Pracownicy dokładnie zadbają więc o bezpieczeństwo informacji zawartych w dokumentach na etapach:

  1. załadunku
  2. przewozu
  3. właściwej utylizacji

Ogromne znaczenie dla powodzenia całego procesu odgrywa polityka firmy, zajmującej się tymi działaniami. Rzetelne przeszkolenie kadry oraz jasne określenie sposobu postępowania jest tu kluczowe, bo pozwala na realizację najwyższych standardów bezpieczeństwa.

Bezpieczny transport dokumentów

Przestrzeganie zasad RODO podczas procesu niszczenia dokumentów, kluczowe jest nie tylko podczas samej utylizacji, ale również podczas transportu. Aby nikt nie mógł zapoznać się z wrażliwymi danymi, dokumenty są przewożone w zaplombowanych, plastikowych kontenerach. RODO nie określa zasad przewozu, ale określa, że dane muszą być chronione.

Podczas zamknięcia pojemnika obecna jest osoba zlecająca niszczenie dokumentów. Inną ważną sprawą jest wydanie odpowiednich protokołów. To one potwierdzają, że nasze dokumenty zostały odpowiednio zniszczone i chronią nas przed ewentualną odpowiedzialnością prawną.

Profesjonalna firma zajmująca się niszczeniem dokumentów i działająca zgodnie z obowiązującym prawem, zapewni nam taką dokumentację. Protokół powinniśmy dostać zaraz po zrealizowanej utylizacji. Warto zwrócić uwagę również na inne zabezpieczenia. Jeśli współpracujemy z solidną firmą, powinniśmy otrzymać również odpowiednie poświadczenie odebrania pojemnika, zawierające m.in. numer seryjny pojemnika i dane naszej firmy.

Troska o dane osobowe oraz o inne wrażliwe informacje, związane z działalnością firmy, powinna być na stałe wpisana w reguły polityki przedsiębiorstwa. Nagłośnienie RODO sprawiło, że do utylizacji akt podchodzi się z jeszcze większą starannością. Więcej uwagi poświęca się też na znalezienie odpowiedniej firmy, świadczącej usługi niszczenia dokumentów, co zdecydowanie można uznać za pozytywny trend.

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here