Dlaczego i jakie korzyści może przynieść archiwizacja dokumentów i akt

RODO, czyli Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych, weszło w życie w maju 2018 roku. Precyzuje, jakie obowiązki spoczywają na różnorodnych podmiotach, również przedsiębiorcach, w sferze ochrony danych osobowych. Dzięki tym zapisom, właściciele danych osobowych zyskali nieco więcej praw, a administratorów zaczęły obowiązywać ujednolicone zasady zarządzania dokumentacją.

RODO, czyli Rozporządzenie o Ochronie Danych Osobowych, weszło w życie w maju 2018 roku. Precyzuje, jakie obowiązki spoczywają na różnorodnych podmiotach, również przedsiębiorcach, w sferze ochrony danych osobowych. Dzięki tym zapisom, właściciele danych osobowych zyskali nieco więcej praw, a administratorów zaczęły obowiązywać ujednolicone zasady zarządzania dokumentacją.

Dane firmowe a RODO – podstawowe informacje

Zgodnie z RODO właściciel danych może w każdej chwili np.cofnąć zgodę na przetwarzanie danych osobowych przez administratora (prawo do zapomnienia). Warto wspomnieć również o innym zapisie, zawartym w art. 5 ust.1 lit. e RODO. W tej części bowiem rozporządzenie określa, że dokumenty, które pozwalają zidentyfikować osobę, można przechowywać nie dłużej niż przez okres, w którym przetwarzanie danych jest niezbędne do przeprowadzenia procesów zapisanych w umowie. Wyjątkiem od tej reguły jest przechowywanie danych osobowych, które przetwarzane są do celów:

  • archiwalnych w interesie publicznym;
  • dokumentacji naukowej;
  • dokumentacji historycznej.

Te dane można bowiem przetrzymywać przez okres dłuższy. W tym przypadku nadal należy jednak wdrożyć odpowiednie procedury, które zapobiegną przedostaniu się tych informacji do osób nieupoważnionych.

Jak widać, RODO dokonuje pewnego podziału dokumentów i na tej podstawie wyznacza, w jaki sposób należy je przechowywać. W przedsiębiorstwie jest podobnie – należy rozpoznać typy akt, zaznajomić się z obowiązującymi przepisami, a następnie zaplanować właściwy, ustalany prawnie okres przechowywania. Tej czynności nie da się jednak wykonać, bez właściwej archiwizacji dokumentacji.

Archiwizacja a przechowywanie danych – na czym polega różnica między tymi procesami?

Archiwizacja dokumentacji i jej przechowywanie to pojęcia, które często są ze sobą utożsamiane. Jest to błąd. Archiwizacja to proces, mający na celu uporządkowanie danych, opisanie ich, przyporządkowanie do konkretnych kategorii (ustalanych na podstawie wcześniej wybranych kryteriów). Profesjonalni archiwiści, stosują w tym celu procedury, dzięki któremu skuteczne można nadać właściwy kształt tworzonemu archiwum. W tym celu posługują się oznaczeniami i symbolami. Ich obecność sprawia, że osoby, które nie przeprowadzały archiwizacji dokumentów, będą mogły swobodnie korzystać ze zbiorów. Przechowywanie dokumentów z kolei wcale nie musi oznaczać, że dane są uporządkowane. Nie da się bowiem zaprzeczyć, że przedsiębiorstwa, u których panuje chaos w dokumentacji, nadal przechowują dane. Warto zdawać sobie sprawę z  różnicy między tymi dwoma terminami, bo dużo łatwiej będzie nam zrozumieć konkretne zapisy prawne dotyczące zarządzania firmową dokumentacją. Wiedza o tym rozróżnieniu pozwoli nam też świadomie wybrać profesjonalną usługę, jeśli zdecydujemy się na skorzystanie z pomocy zewnętrznej firmy.

Archiwizacja dokumentów a bezpieczeństwo

Właściwe, rzetelne uporządkowanie dokumentacji nie tylko zwiększa wygodę i pozwala szybciej wyszukać pożądane akta. Profesjonalna archiwizacja dokumentów pozytywnie wpływa na bezpieczeństwo umów, faktur itp. Chaos sprzyja zniszczeniu akt lub ich zagubieniu. Takie niedbalstwo w skrajnych sytuacjach może doprowadzić do sytuacji, w której zapłacimy karę pieniężną. Grzywną może być bowiem obarczone przedsiębiorstwo, nieprzestrzegające określonych terminów przechowywania dokumentacji. Warto zaznaczyć w tym miejscu jeszcze jedną kwestię, również związaną z bezpieczeństwem. W nieuporządkowanym zbiorze akt trudno zastosować skutecznie procedury ochrony danych. Dopiero archiwizacja dokumentacji, dzięki podziałowi na kategorie, jest w stanie zabezpieczyć informacje przed wglądem nieupoważnionych osób. Jedną z firm, która skutecznie przeprowadza proces archiwizacji dokumentów, jest EkoAkta.

Nowoczesna infrastruktura, doświadczenie oraz sprawność działania to coś, co mogą zaproponować tylko wyspecjalizowane podmioty. Przedsiębiorstwa decydują się na taką fachową pomoc, aby oszczędzić czas oraz mieć pewność, że o ich dokumentację zadbali profesjonalni archiwiści, doskonale orientujący się w procedurach, popularnie stosowanych w tej branży.

ZOSTAW ODPOWIEDŹ

Please enter your comment!
Please enter your name here